Tổ chức Đại hội cổ đông – thắc mắc chung của doanh nghiệp và cổ đông

Tại hội thảo chủ đề “Tổ chức Đại hội cổ đông những vấn đề cần lưu ý và giải pháp hoàn thiện” do CTCP Chứng khoán FPT (FPTS) đại diện của các doanh nghiệp tham dự cùng FPTS trao đổi những vấn đề khúc mắc trong công tác tổ chức Đại hội cổ đông. Theo đó,

Tài liệu đại hội cổ đông gửi trước ngày tổ chức đại hội bao lâu, ủy quyền không cần công chứng làm sao xác minh được người tham dự đại hội chính thức được người sở hữu ủy quyền?

Đại diện của FPTS cho biết: theo luật quy định đối với các công ty cổ phần tài liệu ĐHC Đ phải được gửi trước ĐH 7 ngày, nếu CTCP niêm yết (CTNY) sẽ tuân theo điều lệ mẫu – quy định trước 15 ngày,  hoặc điều lệ của CTNY.

Đối với ủy quyền họp đại hội cổ đông có ghi rõ trong luật doanh nghiệp. Căn cứ bao gồm: chữ ký của cổ đông, giấy ủy quyền có dấu của công ty – giấy này mới hợp lệ, số chứng minh nhân dân của người ủy quyền…

Liên quan vấn đề số cổ phần và số phiếu biểu quyết, đại diện của doanh nghiệp cho biết: Luật doanh nghiệp quy định quyết định của Đại hội đồng cổ đông được thông qua đối với trường hợp bầu Hội đồng quản trị và Ban kiểm soát được số cổ đông đại diện cho 65% tổng số phiếu biểu quyết của các cổ đông dự họp chấp thuận, tỷ lệ cụ thể do công ty quy định.

Vậy khi nào thì dùng số cổ phần có quyền biểu quyết, khi nào thì dùng số phiếu biểu quyết khi tổ chức đại hội cổ đông?

Số cổ phần có quyền biểu được dùng để xác định Đại hội cổ đông có được tiến hành hợp lệ hay không được tính trên vốn điều lệ. Khi biểu quyết các nội dung trình tại đại hội sẽ dùng số phiếu biểu quyết. Số phiếu biểu quyết của 1 cổ đông có thể lớn hơn số cổ phần mà cổ đông đó nắm giữ trong trường hợp cổ đông sở hữu cổ phần ưu đãi có quy định tỷ lệ biểu quyết tại đại hội.

Cũng tại hội thảo này, doanh nghiệp đã đưa ra những thắc mắc liên quan đến giải phápEzGSM – Đại hội Cổ đông Trực tuyến, một giải pháp được cho là giúp doanh nghiệp và cổ đông tiết kiệm thời gian chi phí, giải quyết tình trạng doanh nghiệp không có đủ số lượng cổ đông tham dự để đảm bảo ĐHCĐ được tiến hành theo quy định.

Tuy nhiên điều mà các doanh nghiệp và cổ đông của họ quan tâm là giải pháp EzGSM – Đại hội Cổ đông Trực tuyến có cơ sở pháp lý và được chấp nhận hay không?

Theo ông Nguyễn Thành Minh, Giám đốc Tư vấn Tài chính doanh nghiệp FPTS – HCM, cơ sở  pháp lý là căn cứ Nghị định 102/2010/NĐ-CP ngày 01/10/2010 quy định: Cổ đông có thể tham dự Đại hội Cổ đông theo một trong các hình thức sau: Trực tiếp tham dự họp Đại hội Cổ đông hoặc Gửi Phiếu biểu quyết bằng thư đảm bảo đến Hội đồng quản trị chậm nhất 01 ngày trước khi khai mạc Đại hội; và

Căn cứ Quyết định 12/2007/QĐ-BTC ngày 13/3/2007 tại Khoản 5 Điều 6 “Họp Đại hội cổ đông thường niên, bất thường” quy định: CTNY phải cố gắng tối đa trong việc áp dụng các công nghệ thông tin hiện đại để Cổ đông có thể tham gia vào các cuộc họp Đại hội đồng Cổ đông một cách tốt nhất.

Gửi thư mời họp đại hội cổ đông cho các cổ đông sao cho hợp lệ và tiết giảm chi phí? Theo luật, CTCP phải gửi thư cho cổ đông trước 7 ngày, và CTNY phải gửi trước 15 ngày. Tuy nhên, CTNY sử dụng điều lệ mẫu, điều 17.3 có quy định chi tiết như: nếu cổ đông đã lưu ký chứng khoán, doanh nghiệpkhông cần gửi thư mà gửi thông báo cho Trung tâm lưu ký và đăng báo, các cổ đông chưa lưu ký doanh nghiệp phải gửi thư bảo đảm.